举 案

王小姐是一家广告公司的销售主管,由于在一笔销售提成款的问题上与公司产生分歧,她一气之下于2013年4月20日向公司发送了一封电子邮件: “我决定今天辞职,希望公司可以安排交接人员于5月19日前将我的工作交接完毕。”人力资源部门直到5月10日才作出接受辞职的答复。王小姐十分意外,本以为公司会挽留她,没想到公司竟然同意了自己的辞职请求。深感懊悔的王小姐向当地劳动争议仲裁委员会提出仲裁申请。她认为,电子邮件的辞职申请只是自己一个意向表示,应当是书面申请才能构成正式的辞职信。公司发出的这一决定显然是单方面终止与自己的劳动关系,因此要求公司继续履行原劳动合同。

当地仲裁委在审理过程中,双方均认可电子邮件辞职的真实性与关联性,但王小姐依旧认为其当时的辞职申请仅为意愿表示,不能算作正式的辞职信。公司则认为,王小姐已向公司发送邮件其要离职,且公司也作出了回应,同意其离职,这是双方之间的真实意思表示,而非公司单方终止与王小姐的劳动关系。当地仲裁委根据《劳动法》第三十一条及《合同法》第十一条之规定采纳了公司的观点,驳回了王小姐的仲裁请求。

那么,问题来了,电子邮件的辞职申请具有法律效力吗?辞职申请以什么形式最合适?

《劳动法》第三十一条规定,劳动者解除劳动合同,应当提前三十日以书面形式通知用人单位。而《合同法》第十一条规定书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。这里的书面形式应当理解为区别于口头形式的,因此,实践中,电子邮件形式即书面形式。 另根据我国《民事诉讼法》第六十三条的规定,可知视听资料是法定的证据种类。视听资料包括录音、录像和电子计算机储存的信息。电子资料包括电子邮件,可以作为诉讼法上的证据使用。如上述规定,一切能证明案件事实的材料都可以作为证据使用,电子邮件也不例外。

但是,因电子邮件的邮件地址和个人实名之间联系起来有问题。因此,除非对方认可或有证据证明这个地址与个人之间的联系,否则,你仍然不能证明提前30日。

王小姐的邮件在到达公司或者公司作出回复之前,她并未作出任何修改或者撤回的行为,因此,即使公司没有在5月10日发出批复,王小姐的辞职决定也将在5月20日产生解除劳动合同的法律效力。但是,如果王小姐能够证明辞职的电子邮件经过了他人的篡改或变更,公司就不能把它当成证据使用。

 在实践中,电子邮件辞职申请尚需探讨方可认定其效力,作为HR如何应对这种即时通讯辞职申请呢,我们提出如下几点建议:

一、电子邮件作为即时通讯的一种形式,具有证据特点中的 “关联性”。通过技术手段获取,或者通过公证机关对电子邮件内容及源代码等进行公证取证,电子邮件就具备了证据的 “客观性”与 “合法性”。具备了 “三性”的证据在法律上具备合法效力,也可以在诉讼中作为证据使用。

二、用人单位如果在规章制度中规定了辞职必须向公司提供纸质书面申请书或辞职信,那么以收到员工发送的电子邮件就认定双方劳动合同已经解除,对用人单位来说可能会存在辞职手续不完备的风险。因此单位在规章制度中不用限定离职申请方式或是可以规定多种方式申请。

三、用人单位应当在收到电子邮件时及时作出反应。如果用人单位不能马上决定的,应要求员工提交纸质并具有亲笔签名的辞职信。在此推荐一种较为稳妥的辞职方式,即要求辞职员工签署公司制作的辞职协议文本,文本中载明离职流程、离职时员工可领取的全部费用、公司扣除社会保险和个人所得税以及其他公司有权代扣代缴的费用、员工须遵守的保密和竞业禁止义务、所有公司物品已交接完毕的承诺以及劳动关系解除的确切日期等内容。

本案中,王小姐在邮件中明确作出解除劳动合同的意思表示,自此意思表示送达公司时即产生了法律效力。因此,王小姐的这封邮件完全可以起到书面辞职申请的效力。


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